過去に送受信したパソコンのメールの保管について
会社ごと、そして個人ごとに
管理方法は様々だと思います。
私もメールは
パソコンとメールソフトのスペックが
許す限り残しておきたいのですが、
動作が重くなったりして
少しずつ削除を強いられます。
ちょうど年末ということもあり、
パソコンのメールや、
最近使っているgoogleのGmailなどのWebメール
の整理をしました。
メール整理のポイントは大きく２つ
- 重要なメールにはスターを付ける
- 受信回数の多いメールはフォルダ分けする
これさえしておけば、
年末に一括で削除する作業が簡単になります。
まず受信フォルダにたまったメールは
スターをつけた重要なメール以外が
すべて削除できます。
あとは、セール情報や、SNSなどのメール通知
といったメールなどは、フォルダ分けして受信しておくと
便利です。
読む頻度が少ないものほど有効です。
私の経験から、一度フォルダ分けされたものは
ほとんど見ません。
逆に言うと、
必要なメールはあまりフォルダ分けしない方が
良いかもしれません。
得意先ごとに分けているような仕事のメールなどは
別ですが、プライベートなメールはあまり分けない方が
時系列でメールが確認できるので
使い勝手は良いと思います。
ちょっと簡単な説明でしたが、
簡単なのですぐできると思います。
あと、重要なメールを削除したら困る
という方には、一度バックアップを
別のハードディスクなどに保存しておいてから
削除すると良いでしょう。
外付けハードディスクも2GBでも1万円を切ります。
添付ファイルの容量が少なければ、
USBメモリでも良いでしょう。
一度バックアップしておけば
削除の作業も大胆にできるようになります。
パソコン本体の空き容量が増えれば
動作もスムーズになるため、
仕事もストレス無く、サクサク進みます。
パソコンの中も大掃除して
新しい仕事を迎える準備をしておきましょう！