総務や経理などの事務で必要な計算とも言える
勤続年数や、年齢計算。
必要なのは生年月日、入社年月日だけです。
コレさえあれば、
いつ時点で集計するかを決めれば
勤続年数の計算、年齢計算は名簿上で一括変換できます。
計算式は簡単。
関数はDATEDIF関数を使います。
まずは簡単にDATEDIF関数の説明から、
デイトディフという関数は、
2つの日付データから差を計算し、
年数単位や、月単位、日単位で表示する関数です。
満年齢、満月数、日数を集計することができます。
例えば、
B2のセルに生年月日
C2のセルに入社日
D2のセルに現在の年月日が入力されている場合、
現在の年齢計算する場合は、
=DATEDIF(B2,D2,"Y")
現在の勤続年数計算をする場合は、
=DATEDIF(C2,D2,"Y")
です。
基本の式は以下のとおりです。
DATEDIF(日付①,日付②,"集計単位")
最後の集計単位に入れるものによって集計が変わってきます。
以下にメモしておきます。
| 集計単位 | 集計内容 |
| Y | 満年数 |
| M | 満月数 |
| D | 日数 |
| YM | 一年未満の月数 |
| MD | 一月未満の日数 |
「YM:一年未満の月数」です。便利なのが
勤続年数を計算する場合、
何年何ヶ月まで知りたいというニーズ多いと思います。
Yで満年齢を計算して、
別のセルへ集計単位をYMに変えて表示させることで
何年何ヶ月といった集計が簡単にできます。
同様にMDなども、一年に満たない赤ちゃんの年齢計算
などにも使えそうです。
仕事でよくあるのが、
「今日現在の名簿を見せて」、
「来年の4月1日現在の年齢と、勤続年数の一覧を出しておいて」
といった依頼。
名簿に年齢と勤続年数を自動計算する式を
一度入力しておけば、
集計日の日付を一箇所変えるだけで
担当者が誰になっても便利に使うことができます。
集計が好き、人に頼られるので
自分だけのものにしておきたいという人も
たまに見かけます。
しかし、それでは誰でもできる仕事を囲い込んでいるだけの
集計屋になってしまいます。
事務屋としては、
誰でも出来る仕組みを作り、
みんなで共有する
といった姿勢で仕事に取り組めるのが理想です。
自分だけの仕事、成果にせず、
自分が休んでも大丈夫なしくみ作りをすることを
考えたいものです。