社会人になって初めて会社の電話に出た時、
まわりはあまり気にしている様子は無いのですが、
自分の中ではパニックになるほど
心臓の鼓動がドキドキと高鳴りました。
電話の相手の話を聞いて、メモを取る。
自分では対応できないことに関しては
保留ボタンを押して担当者につなぐ。
これだけの事ですが、
入社したてで、誰からどんな電話が来るのか分からない。
誰に繋げばいいのか分からない。
とにかく「分からない」ことに対する不安感が
恐怖心に代わり、
電話の相手が「カトウ」さんなのに
「サトウ」さんから電話です。
と、担当者に伝えると首を傾げながら
電話にでて、
「カトウじゃなくてサトウさんだったよ」
「今度から気をつけてね」
と言われて、自信喪失。。。
今や電話に率先して出るようにしていますが、
電話の応対は、慣れるまでは緊張の連続です。
声が震えたり、メモをとる手が震えてメモが上手に取れない
普段は分かるはずの相手の言っていることが、
緊張しているため理解できない、
そして聞き間違える。
電話応対はできればやりたくない事
の一つかもしれません。
そんな時にやってはいけないことがあります。
それは、適当につなぐこと。
〇〇商事だったよな。
という勝手な思い込みや自己暗示的な
思いで電話の会話を進めてしまうといったことです。
聞き取りに自信がないときは、
恥ずかしくても復唱する。
「〇〇様ですか？」といった感じです。
あと、上手く聞き取れませんでしたが
〇〇商事さんからお電話です。
と、一言添えてみましょう。
まわりの人たち理解してくれるはずです。
私の場合は、
常に困ったときは誰につなぐというのを
予め決めていおいて、
困ったら保留ボタンを押して
「〇〇さん変わってもらえますか？作戦」をやってみました。
最初はそれでもいいと思います。
困ったときは誰に出てもらうという事を決めておくだけで、
自分は繋ぎの役割だけになるため
気がずいぶん楽になります。
これが重要だと思います。
コレというのは、
緊張を和らげること。
常にメモの準備をしておく事、
電話が座って落ち着いた状態で受けられる事、
常に心がけて置くことが大切です。
そうすることで、
電話応対の不安が減って、
電話に出やすくなります。
そして、何度も電話に出るうちに
苦手意識が無くなり、緊張が和らぎます。
そして、安定した電話応対ができるようになる。
というわけです。
誰でも電話の失敗の一つや二つはあるものです。
失敗を恐れずに受話器を取ってみましょう。
あなたの経験値が少しずつ増えて
レベルアップするはずです。
まわりの環境も緊張を無くすための工夫をしておくことも
大切かも知れません。