マイナンバー制度の説明会や講習会でよく耳にするのが
「個人番号の収集や保管を禁止する」
という言葉です。
個人番号は集めても保管してもダメ。
・・・となると目視で確認したら確認資料は残せないってこと？
と最初は思っていました。
ただし、この「収集や保管を禁止する」という前に
重要なキーワードがあるのです。
これが「前条各号のいずれかに該当する場合を除き」 （20条より）
という言葉です。詳しくは内閣官房のPDFをご確認ください。
前条というのは第19条の事です。
19条には特定個人情報の提供の制限が書かれています。
第十九条 何人も、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報の提供をしてはならない。
その第一項に、
個人番号利用事務実施者が
個人番号利用事務を処理するために必要な限度で
本人若しくはその代理人又は個人番号関係事務実施者に対し
特定個人情報を提供するとき。
とあります。
要するに、
会社（個人番号利用事務実施者）が
事務手続き上必要な範囲ならば
収集、保管をしても良い
ということになります。
これでスッキリしますね。
ちなみにこの収集・保管に関しては罰則があるわけではありません。
そして、本人の退職後はすみやかに処分することも必要です。