「マイナンバーの導入準備に追われて、
退職後の廃棄方法まで考えられない」
という方も多いのではないでしょうか？
運用方法を事前に決めておくことで
いろいろな場面で重複した作業や、
余分な仕事が減ります。
今からマイナンバー制度に関連した
退職時の書類破棄方法を知っておきましょう。
まず原則は退職後はすみやかに破棄する事が原則です。
記入されたマイナンバー部分を黒のマジック等で
マスキングしてシュレッダーで裁断するなどの方法で
処分することが必要となります。
しかし、税法上７年保存とされている書類があります。
そういった保存期間のある書類は
保存期間まで保管するほうが優先されますので
退職してもすぐに破棄してはいけません。
ではどうするのか？
個人番号の記載箇所をマスキングしておくことが
必要となります。
個人番号部分だけ復元不能にするということです。
退職者が出るたびに行うのも大変です。
退職者の税務関連書類、健康保険書類、財形などなど。。。
１人の退職で幾つもの書類を過去に遡って
マスキングする手間は大変です。
何ヶ月に１度、まとめて処理するなどの方法を
社内で決めておきましょう。