「稟議書」。就職してから初めて聞いた言葉です。
会社では高額ものを購入する時、新しく何かを始めたいときなどに稟議書を作成して
関係部署から上司までの承認を得て実行できる仕組みがあります。
仕組みのしっかりした大手企業では「稟議規定」などを作成しています。
内容は、
・物品の購入５０万円までは部長決裁、１００万円までは役員決裁
・仕入先の新規口座開設は部長決裁
といった感じで、項目ごとに誰がどこまでの範囲を承認するかといった詳細な規定です。
これがあることで、役職者の権限が明確になり、意思決定がスムーズに行われます。
数人規模の会社では口頭で十分だと思いますが、組織が大きくなるに連れ、
・誰に承認を貰えばいいのか？
・部長に承認を貰えばいいのか？それとも課長でいいのか？
・承認された案件について関係部署に周知できなくなる
・金額の大きな案件は相見積もり添付など、申請者も慎重に考えてから提案するようになる
といった事が生じてきます。
一番は毎日顔を合わせて話ができる環境で、
「社長、部長！ 機械が壊れたから２０万円の修理しますよ。いいですよね？」
「いいよ。支払いは経理にも事前に連絡してから買ってくれ」
というコミュニケーションが取れるのが理想ですね。
稟議書の文化を会社に根付かせることが企業の風通しを良くする一つの方法だと考えます。
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