新入社員に仕事の教えると、
「はい。分かりました」
と良い返事が返ってきたので大丈夫！
なんて思っていませんか？
良い返事をしていても
実は以下のような場合があります。
- 内容を一部または全部覚えていない
- メモを取っていない
- 一回だけの仕事だと思っていた
などなど・・・
教わる側の受け入れ態勢ができていないために
教える側の意向が伝わっていないことがあります。
１．当事者意識を持つ
仕事の説明に入る前に、
「あなたがやる仕事はこれです」とか、
「これから半年後にはこの仕事をやってもらう予定です」
と、言ってまず本人に自分がやる仕事だというメッセージを伝えましょう。
要するに当事者意識を持ってもらうことが大切です。
その後、仕事の内容を説明すると、
自分のやる事なので、本人はしっかり聞くようになります。
２．メモをとる
基本中の基本ですが、
簡単なことでも、新しいことを毎日教わっていると、
最初に聞いたことや、似たような事を
忘れたり、混同していまったりします。
人間、誰しも忘れる生き物です。
簡単なことでも、メモをするように教えてあげましょう。
教える側も、同じことを何度も教えなくても良くなりますし、
教わる側も「今年の新人は覚えが速い！」
といった好印象を持ってもらうことができます。
２．分からないことはすぐに質問
教えている途中や、仕事を一人で進めるときに
分からない事や自信のないところに気づく瞬間があります。
この瞬間に聞くことが大切です。
確認漏れ、仕事の遅れは関係するすべての人の迷惑になります。
もし、確認できる人がいない場合は、
メモや付箋を活用して、忘れずに聞けるようにしましょう。
これは、仕事の説明を始める冒頭で、
「もし分からないことがあれば途中でも良いので質問してください」
と言ったり、または説明の途中で、
「ここまでの説明で分からないところはありますか？」
と確認を入れるのも良いですね。
話の最後に入れる場合は
「実際にやってみると分からないことが出てくるので、
分からなことや、記憶に自信のないところがあればすぐに聞いてください」
と、補足するするのも良いですね。
３．仕事の進捗を確認する
新人に教え慣れていない人は、私も含めて多いと思います。
私の場合、仕事を一度説明して、「あとはお願いね」と言って
任せたまま・・・なんてことがよくありました。
しかしこれは失敗でした。
本当になれるまでは、挨拶のように
「会議資料の準備はどう？」
など、仕事の進捗を確認することが大切です。
直前になって確認したら全くできていなかった・・・
なんてことになってしまいます。
（私の場合は前日に慌てて準備して、なんとか間に合いましたが・・・）
確認する時のポイントは
具体的に、何を、いつまでに、誰に、どこに、どのように
といったことを明確に確認するのが良いです。
確認してるから大丈夫と思っていると
本人が納期を勘違いしていた場合、提出が遅れることになります。
「明日の会議の資料を確認したいから、昼までにもらえるかな？」
といった感じで、具体的に確認しましょう。
新人に限らず勘違いはよくある事です。