経理の業務の中でも重要な仕事の一つに
支払金額の確認があります。
初めて経理を担当することになった人や、
今までも経理をやって来た人でも
担当する仕事が変わったという方に
もう一度再確認しておきたいポイントをまとめましたので
参考にしてみてください。
支払金額のチェックポイント
支払については大きく、
現金と、今回は現金の支払いをメインに説明します。
伝票の記入漏れなどの基本的なことは省略しますが、
- 承認（上司・部門長に）されたものか？
- 予算内の申請か？
- 金額は決裁権限を越えていないか？
といったところがポイントにになります。
経理に届いたからといってすぐに支払うのではなく、
支払っても良いものなのか？
を判断することが重要な仕事になります。
大企業になると、人が多くなるため、規定ができて
ルール化がされていますが、
中小企業ではこいったところが整備されていないところも
あるかと思います。
承認ルールが無い場合
経理規定、購買規定、決裁権限規程などが
整備できていない場合は、
せめて購入した物や、
誰がどの程度、購入しているのか？
といった事を把握するためにも、
各部門の長からの承認を得てから経理に支払手続きといった
流れを作りましょう。
押印欄が無い場合でも、
領収書に押したり、伝票の欄外に押してもらうでも
構わないと思います。
重要なのは上長の承認です。
予算が無い場合
予算が出来ていない場合は
前年同月の支出と比較したり、
月次の経費の増減の理由を把握をするといった管理をしましょう。
なんでも規定やルールを整備するというのが
大変な中小企業ではありますが、
自分のできる事から改善していきたいものです。
決裁権限の規定がない場合
誰がどの金額までを承認するかというのが
決裁権限になりますが、
小さな会社は経理部長や社長が承認といった形だと思います。
経営層の仕事を減らすためにも3000円未満は
課長決済などと、ある程度の枠を決めると
チェックするものが減って良いかも知れません。