規模の大きな会社になると購買部門があります。
しかし中小、零細企業には
経理部門はあっても、購買部門が無いというところは多いです。
購買部門の有無は取引量にもよりますが、
中小企業の規模が大きくなって、さらにステップアップするときに
必ず必要になる部門です。
うちの経理はしっかりしているから大丈夫！
という人も多いと思いますが、
経理と購買は「似て非なるモノ」です。
不正の温床にならないためにも購買・仕入部門は
経理とは別の組織として早めに作ることをお勧めします。
購買部門とは？
そもそも購買部門とは、
仕入れをする際の価格を安くする部門
というイメージが強いのでは？
確かに安く仕入れるのも大切な仕事ですが、
購買部門の機能としては、大きく分けて以下のようなものがあります。
- 調達価格管理（コストダウン）
- 品質・納期管理
- 請求確認
調達価格のコストダウン（価格管理）
仕入れ先いじめといったイメージが強いのは
購買部門のこの機能のせいでしょう。
１円でも安く買う。
というのが購買部門に求められているコストダウンの機能の一つです。
一個ずつ購入していては送料も単価も高いので、
10個まとめて買うから単価を安くするように交渉するといった
仕入量を増やすことでの単価交渉。
他の調達先ににも見積もりを出して価格を競わせる相見積もり。
といった交渉をします。
品質・納期管理
ただし安かろう、悪かろうではいけないので品質も大切になります。
そこで２つ目の機能として品質・納期管理が必要となってきます。
どんなに安くても納期に１か月もかかるものでは、
余裕を持った注文ができれば問題ありませんが、
早いに越したことはありません。
購買部門にはきちんと希望納期で仕入ができることが求められます。
そして、不良の多い部品より、
品質管理が出来ている会社から不良が全くない部品を調達する
品質管理も大切な仕事です。
よく考えると、
会社の必要とする納期が守れるか？
というのも、その調達品に求められる要求基準を満たしているか？
ということなので、納期も品質に繋がります。
請求確認
購買部門では、10個発注したものの請求書が
納品書と同じ10個で請求されているか？
あと、決められた価格で納品されているか？
勝手に値上げされていないか？
といった金額のチェック機能も購買部門に求められる機能です。
毎月届く請求書の、
- 数量
- 価格
が、注文通り、納品された数量通りかどうかをチェックします。
そしてこの請求でOKというものを経理に渡して
支払となります。