メールアーカイブサービスとMicrosoft365（旧Office365）の同時導入を考える理由
そして、今後、
多くの職場で使用されているExcel（エクセル）やWord（ワード）などの、
Microsoft Officeの2016、2019については
2026年10月で延長サポートが終了します。
延長サポートが切れたから使えないというものでもないのですが
セキュリティ対策や不具合等のサポートが受けられなくなります。
企業としてそのまま使用していて良いのかというと
Excel（エクセル）Officeを使い続ける以上
ある程度セキュリティは担保したうえで業務を行う必要があるため、
今後はMicrosoft365といったサブスクリプション型の契約に移行というのが主流になりそうです。
最新版のOfficeならAIを使った書式の作成なども注目されています。
パソコンが苦手な方も使いやすくなるのではないかと思い、
こちらについても今後、期待をしている部分でもあります。
さて、メールアーカイブにMicrosoft365のサポート終了を絡めて
説明したのには理由があります。
それば次の章で説明します。
外部のメールアーカイブサービスを利用した場合のメリット
社内でメールサーバーを維持するのは
専門部署も必要ですし、コストがかかります。
よくあるケースが、
生産管理部門で中途入社した人が
SE出身のため、LANなどのネットワークなどに詳しいので
システム担当として兼任して、サーバーの構築から運用を任せている。
というケースがあります。
しかし、この担当の方が休んだり、辞めたりした場合のことを考えると
外部に委託した方がリスクは最小限で済みます。
何より本業に集中できるのが良いです。
中小企業では目先のコストが優先されがちですが、
外部のメールサーバーを利用するのが一番です。
そこで外部サーバーを利用するメリットを挙げてみました。
- メールのデータが全て保存されていることを周知することで不正の抑止力になる
- 法的・コンプライアンス的に保存が義務付けられている場合の対策
- パソコンが万が一、故障等でメールが復元できない場合も心配ない
- 各パソコンに保存されている不要なメールデータを削除することができる
- 社内でメール管理する手間が削減できる（PC入れ替え、担当者変更といった際の手間）
- 誤って削除してしまったメールを確認することができる
上記のメリットを前面に出して
外部メールサーバーの導入をアピールしましょう。
Microsoft365を使ったメールアーカイブサービスを選ぶ時のポイント
Microsoft365を使ったメールアーカイブサービスの場合、
全編で紹介したポイントより少し増え、ポイントは大きく５つになります。
- コスト
- 保存期間
- 検索機能の使いやすさ
- 退職者のメール保存対応は可能か？
- Microsoft365（Exchange Online）に移行しても対応は可能か？
１．コスト
月額費用は無料ならばベストですが
人数が少ないようでしたら月額有料サービスがお勧めです。
現在メールサーバーを運営している会社が
メールアーカイブのオプションを用意していれば手続きが簡単で
料金も抑えられるかもしれません。
まずは、現在利用している会社に確認をしながら進めていくのがよさそうです。
２．保存期間
冒頭でも触れましたが、
2012年7月1日の関税法の改正により
輸出入に係る取引の関係書類を電子メールでやり取りした場合、
輸出入許可日の翌日から輸入は5年間、
輸出は7年間の保存が義務付けられました。
7年保存できるサービスを選ぶ必要があります。
そのほか、社内の基準を定めている場合は、
その基準と照らし合わせて必要な保存期間が担保されるか確認しましょう。
３．検索機能の使いやすさ
検索機能はメールアーカイブの忘れがちな点です。
メールアーカイブ機能ばかり気を取られて
決めてしまうと、肝心な検索機能が使いにくいという場合があります。
いつ頃の、どの取引といった検索がしやすいもの
サービスを提供する会社側で
過去のデータを圧縮して保存している場合、
解凍が必要に応じて迅速にできるか？
といったところもポイントになります。
４．退職者のメール保存対応は可能か？
退職者のアドレスでやり取りしていたメールの保存については
導入前に気づきにくいポイントです。
退職者のメールアカウントを削除したら
アーカイブされていたメールもすべて消えてしまった。
なんてことがあると、大問題です。
メールアーカイブで確認が必要なるのは
退職後のデータ持ち出しや、
在職時の不正など、
後から気づく不正が発覚した時です。
退職者のメールデータは重要度が高いので
退職者のデータはアカウント削除前に個別に保存する必要があるのか？
メールサーバーや、Microsoftが提供する
アーカイブサービスを検討している場合、
よく確認してから導入しましょう。
退職者のアカウントを削除する前に別の場所に保存しておく場合、
業務が増え、煩雑になるため、
特に人の入社・退職といった出入りの多い会社などは
ミスが発生するリスクが高くなるので注意しましょう。
５．Microsoft365（Exchange Online）に移行しても対応は可能か？
冒頭でも触れたExcel（エクセル）などの
Officeシリーズは2016年版、2019年版のどちらも
2026年10月で延長サポートが終了します。
これが通称、2026年問題ともいわれるものです。
現在Microsoftのサービスは
サブスクリプション型（オンライン版の月額有料サービス）に
移行しています。
ここでMicrosoft365に含まれる
メールサービスであるMicrosoft Exchangeを利用できれば
メールの運用コストを抑えることができます。
しかし、Exchangeを利用するとなると
現在のメールサーバーからDNSの引っ越し作業が発生します。
これによって、各パソコンのOutlookなどのメールソフトの
設定を変更する必要が出てきます。
パソコンが多い会社では変更は大変です。
リモートデスクトップ等を駆使して決めた日時で変更作業をするか、
メールはオンラインでログインしてWebメールで確認
といった方法にするかの選択になります。
最後に
さて、話をメールアーカイブの話題に戻します。
法的、社内のルールでメールの保存が義務付けられている場合は
メールアーカイブは必須ですが、
コンプライアンスや、不正の抑止力として導入する場合は、
前述の点に気を付けて導入してください。
アーカイブも安いサービスではないため、
今後の拡張性も視野に入れてサービスを選ぶのも良いかもしれません。
例えばHenge One（ヘンゲワン）のように
メールのセキュリティや、シングルサインオンなどのサービスが
追加できるものもあります。
広い視野で、自社の今後を見据えて
今できる最善の方法を探すことが
今、あなたに求められている課題だと思います。
良い案が見つかりますように。
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